Política de retenção de dados
Versão retencao-1.1
Fale com o encarregado de dados
Encarregado(a) de Dados de Demonstração pelo e-mail privacidade@demo.digialuga.invalid.
Como fazer um pedido sobre os seus dados
- Quem já tem acesso ao portal: entre em Meus dados para ver, exportar ou pedir correção e exclusão.
- Quem não tem acesso: escreva para o contato acima com o seu nome completo e CPF, para localizarmos os seus dados. O prazo de resposta é de 15 dias.
Administradora de Demonstração Ltda. Versão retencao-1.1, atualizada em 14/11/2026.
1. Objetivo
Esta política define por quanto tempo cada tipo de dado pessoal é guardado no sistema de gestão de locação, quando é apagado ou anonimizado, e como isso é feito e registrado. Ela aplica os arts. 15 e 16 da Lei 13.709/2018 (LGPD): o tratamento termina quando a finalidade é alcançada, e os dados só ficam guardados depois disso quando há uma razão legal.
2. Princípios
- Não existe prazo legal único para documentos de locação. Os prazos abaixo são escolhas da administradora, apoiadas nos prazos de prescrição e nas obrigações fiscais, e devem ser revistos com o jurídico.
- Cada prazo começa num evento registrado no sistema: decisão da proposta, encerramento do contrato, acerto final, check-out.
- Os prazos ficam em
Configuracaoe podem ser alterados pela administração. Mudanças valem para os próximos cálculos dereterAte. - Um registro sob retenção por disputa (legal hold) não é apagado enquanto a disputa estiver aberta, qualquer que seja o prazo.
- Registros financeiros necessários para fins fiscais não são apagados junto com os documentos pessoais.
3. Prazos
| Dado | Evento inicial | Prazo | Fundamento |
|---|---|---|---|
| Documentos de proposta reprovada, desistida ou expirada (identidade, renda, residência) | Fim da análise | 90 dias | LGPD art. 15; finalidade encerrada |
| Relatório de birô de crédito de candidato não aprovado | Fim da análise | 90 dias ou menos | LGPD art. 15 |
| Registro mínimo da proposta reprovada (nome, hash do CPF com chave secreta, data, decisão, código do motivo) | Fim da análise | 3 anos, depois anonimizado | LGPD art. 16 e art. 7º, VI; prescrição de 3 anos da reparação civil (CC art. 206, §3º, V) |
| Contrato, aditivos, laudos de vistoria, evidências de assinatura, recibos e lançamentos financeiros | Encerramento do contrato | 5 anos | Prescrição de 3 anos da cobrança de aluguel (CC art. 206, §3º, I) e prazo fiscal, com margem |
| Cópias de identidade e de renda de quem teve contrato | Contrato ENCERRADO ou RESCINDIDO sem cobrança em aberto | 12 meses | Deixam de servir ao contrato; LGPD art. 15 |
| Mesmas cópias, com débito em aberto | Quitação do débito ou prescrição da cobrança | Apagadas na quitação; sem quitação, quando a cobrança prescreve (3 anos) | LGPD art. 16 e art. 7º, VI; CC art. 206, §3º, I |
| Documentos enviados sem proposta | Data do envio | 90 dias | LGPD art. 15 |
| Registros fiscais (dados da DIMOB, IRRF, informes) | Primeiro dia do ano fiscal seguinte | 5 anos | CTN arts. 173, 174 e 195, parágrafo único |
| Dados de hóspedes de temporada (ficha de ocupantes) | Check-out | 180 dias, salvo débito ou disputa | LGPD art. 15 |
| Selfie de verificação de identidade | Fim da análise ou revogação do consentimento | 30 dias, ou imediato na revogação | LGPD arts. 11, I, e 18, IX |
| Registros de acesso ao portal | Data do acesso | 6 meses | Marco Civil da Internet, art. 15 (prática) |
| Registro de incidentes de segurança | Data do incidente | 5 anos | Resolução CD/ANPD 15/2024 |
| Registros de auditoria sem dados pessoais | Data do evento | Sem prazo | Não contêm dados pessoais |
Pontos que dependem de confirmação jurídica, e por isso são configuráveis:
- se o prazo de 10 anos do art. 205 do Código Civil deve ser aplicado ao contrato assinado e às evidências de assinatura;
- se as obrigações de prevenção à lavagem de dinheiro (Lei 9.613/98, art. 10, e normas do COFECI e do COAF) alcançam as locações administradas e exigem 5 anos de registros.
4. Como a eliminação é feita
Um processo diário calcula reterAte de cada documento e executa o que venceu:
- o arquivo é removido do armazenamento, incluindo versões anteriores;
- a linha de
Arquivoé removida; - a linha de
DocumentoPessoafica só com o tipo, as datas e a situaçãoEXCLUIDO; - um registro de auditoria guarda o identificador do documento, o tipo, a data, a regra aplicada e o SHA-256 do arquivo, sem nenhum dado pessoal;
- as cópias de segurança dos documentos têm retenção de 35 dias, de modo que um dado apagado sai também dos backups nesse prazo.
A lista do que será eliminado e quando fica em /app/lgpd, na aba de retenção. A execução manual só pode ser feita por usuário ADMIN.
5. Anonimização
Quando a pessoa não tem mais contrato ativo e nenhuma retenção legal se aplica, o cadastro pode ser anonimizado: nome, CPF, RG, contatos e endereço são trocados por marcadores irreversíveis, e ficam só os totais financeiros. Um hash de CPF sem chave secreta não é anonimização, porque o número de CPFs possíveis é pequeno e o hash pode ser revertido por tentativa. Dados usados em estatísticas ficam agregados (cidade, faixa de aluguel, resultado), sem identificadores.
6. Pedidos do titular
Pedidos de eliminação são respondidos em até 15 dias. Se não houver razão legal para guardar, os dados são apagados e o titular recebe a confirmação. Se houver, a resposta diz qual é a razão (art. 16) e em que data os dados serão apagados. O titular que pediu a exclusão recebe um comprovante.
7. Responsáveis
O encarregado, Encarregado(a) de Dados de Demonstração (privacidade@demo.digialuga.invalid), acompanha a execução desta política, revisa os prazos uma vez por ano e registra as decisões no relatório de impacto à proteção de dados.